Cand ai o afacere de administrat trebuie sa fii atent la orice detaliu. Si ce detaliu poate fi mai important pentru afacerea ta decat bugetul. De buget depinde si dezvoltarea afacerii, profitul tau va depinde de el si de modul in care il administrezi.
Administrarea bugetului e mai simpla la inceput de drum in afaceri si devine mult mai complicata cand ai un business mai mare, cu multi angajati, multe departamente. Solutii de management eficient al bugetului sunt, trebuie doar sa le gasesti pe cele potrivite.
Administrarea eficienta a bugetului este obiectivul oricarui om de afaceri. Nu conteaza ca ai un business mai mic sau unul foarte mare, te vei confrunta cu aceasta problema lunar. Bugetul tau are nevoie de administrare din ziua 1 a afacerii tale si va trebui sa te ocupi de el indiferent de ce se intampla cu evolutia afacerii, asta daca vrei sa ramai pe linia de plutire.
Cei care au trecut deja printr-o afacere profitabila si au deja bugete mari stiu prea bine ce e de facut ca sa poti administra ca la carte bugetul. Dar ce fac oamenii de afaceri care nu au experienta cu asa ceva, sunt poate la inceput de drum? Iata cateva idei utile de management al bugetului afacerii tale.
Defineste clar detaliile bugetului. Bugetul poate lua multe forme. De aceea, inca de la inceput, este bine sa imparti bugetul total pe bugete de departament macar, daca ai cum sa faci lucrul acesta. Mai bine ai mai multe bugete micute care vor forma bugetul firmei, decat sa ai o viziune de ansamblu asupra bugetului si sa nu fii in stare sa controlezi foarte bine tot ce tine de cheltuieli si de costuri. Cu cat mai detaliat bugetul si mai bine impartit, cu atat mai bine.
Invata sa delegi in mod eficient. La inceput cam toti oamenii de afaceri vor sa faca totul doar ei, sa administreze cum pot mai bine propriul business. Dar cand acesta ajunge sa fie suficient de dezvoltat va fi nevoie de delegare eficienta ca sa nu ai fiecare hartie ce tine de cheltuieli sau costuri pe birou. Mai bine ai departamente care se ocupa de diverse parti din buget, de managementul anumitor cheltuieli, venituri decat sa petreci mare parte din timp incercand sa gasesti o logica in tot ce trebuie sa faci pe viitor in privinta bugetului.
Colaborarea e de baza. Da, e adevarat, fiecare departament are nevoie de independenta in privinta bugetelor. Dar af fi bine sa colaboreze pentru o eficienta mai buna a afacerilor. Departamentul finante poate sa lucreze alaturi de IT ca sa gaseasc cele mai bune strategii si sa nu apara probleme cu bugetul, HR-ul poate sa lucreze cu echipele din teren ca sa gaseasca mereu cei mai buni oameni. Depide doar de tine, managerul general, sa gasesti cele mai bune colaborari posibile si sa impui discutiile si colaborarea reala intre departamente. Doar asa ai control mai bun asupra bugetului lunar sau anual.
Standardizeaza raportarile in privinta bugetului. Ai deja departamente care au bugetele lor si care comunica bine cu alte departamente. Dar cine se ocupa de toate actualizarile care vin de la departamente. Ai nevoie de un sistem central pentru toate bugetele de la departamente, aplicatii care sa centralizeze tot ce se intampla cu bugetele mici de pe fiecare departament. Toata lumea trebuie sa operez cu datele ce tin de buget in asa fel incat sa existe acelasi tip de input si output indiferent de departament.
Colecteaza date complete si cu o acuratete cat mai mare. Foloseste categorii in colectarea datelor legate de bugete, sorteaza de la inceput costuri, cheltuieli si venituri in asa fel incat analiza lor sa fie una cat mai simpla. Un instrument de management al bugetelor va fi cea mai buna solutie daca vrei eficienta si viteza de lucru.
Planifica update-uri legate de buget. De multe ori poti avea actualizari pe tematici legate de buget mult prea multde deodata. Ar fi bine sa le programezi la patru luni sau lunar, la date fixe ca sa nu te aglomerezi in perioade in care si asa ai prea multe de facut. Discuta cu departamentele si incearca sa gasesti o solutie pentru a avea actualizari pe bugete suficient de des, dar si de rar in acelasi timp ca sa poti lua cele mai bune masuri la timp si fara presiune.
Pregateste din timp urmatorul buget. Stii deja cum sa ai grija de bugetul tau si sa il administrezi, poti sa te gandesti si la bugetul urmator, sa te folosesti de notitele luate in timpul proiectarii celui in curs si sa gasesti pe loc cele mai bune solutii. Nu astepta sa treaca lunile, lucreaza incet la urmatorul buget si foloseste toate greselile ca sa reusesti sa ii dai o forma cat mai coerenta si mai satisfacatoare din punct de vedere financiar.