În era digitalizării înlocuirea semnăturii de mână, cu semnătura electronică a fost doar o problemă de timp. Odată apărută această soluție, cu ajutorul ei, documentele electronice pot fi acum semnate, asigurând o autenticitate a întocmirii sau a însușirii unui document de către o anumită persoană. Află în cele ce urmează tot ce trebuie să cunoști despre acest tip de semnătură, dar și care pot fi momentele în care ai avea nevoie de o semnătură electronică.
Ce este semnătura electronică?
Semnatura electronică oferă hârtiei electronice aceeași valoare pe care o oferă semnătura de mână hârtiei reale. Cu ajutorul acesteia se poate semna orice tip de hârtie digitală, indiferent de formatul ei, fie el PDF, Word, Excell care poate să conțină contracte, facturi, raportări, bilanțuri sau chiar fotografii.
Diferențele dintre semnătura electronică și cea digitală
Între aceste două tipuri de semnături există diferențe evidente ce țin de funcționalitate și interpretare. Chiar dacă poți folosi ambele tipuri de semnături pentru a semna un document, iată care sunt diferențele:
- Din punct de vedere al autenticității, semnătura electronică nu presupune o certificare externă, pe când cea digitală presupune utilizarea unui certificat digital pe care îl poate emite numai un furnizor autorizat.
- Semnătura digitală este greu de falsificat, nu se poate copia de pe un document pe altul și notează modificări ulterioare aduse documentului. Semnătura electronică însă este mai ușor de falsificat și poate fi lejer copiată.
- Semnătura digitală spre deosebire de cea electronică poate fi folosită, pe lângă în nume propriu, și în numele unui terț.
Tipuri de semnături electronice
În prezent, există trei tipuri de semnături electronice iar diferențele dintre acestea sunt semnificative.
- Semnătura electronică simplă care nu are valoare juridică și este obținută în urma unui certificat digital.
- Semnătura electronică avansată care este adesea folosită în documentele din interiorul unei firme, precum deconturi, cereri de concediu sau aprobări interne.
- Semnătura electronică calificată, denumită si semnătura digitală, este cea care are valoare juridică. Aceasta din urmă îndeplinește simultan patru aspecte: este legată într-o manieră unică de semnatar; este creată controlat de către semnatar; asigură identitatea semnatarului; este legată de datele digitale astfel încât orice modificare adusă documentului digital poate fi ușor identificată. Cu ea se pot semna cele mai serioase documente, oferind un grad maxim de încredere.
De ce ai nevoie de semnătura electronică?
La momentul actual să ai o firmă și să deții o semnătură electronică poate să îți simplifice considerabil viața în ceea ce privește relația cu instituțiile statului. Privită ca o modalitate digitală extrem de securizată, aceasta confirmă faptul că un document nu a fost modificat ulterior semnării și că informațiile oferite în acel document sunt asumate de către un semnatar. Cu ajutorul unei astfel de semnături electronice nu numai că îți vei ușura relația cu instituțiile publice precum ANAF, ITM, CNAS sau ONRC, dar vei și economisi timp și bani prin asigurarea unui proces rapid și eficient.
Cum poți obține o semnătură electronică?
În cazul în care ai nevoie de o semnătură electronică, te poți adresa unui furnizor de certificate digitale. În urma achiziționării serviciilor unei firme ce oferă certificate digitale vei primi un pachet ce va include:
- Un certificat calificat de semnare
- Un dispozitiv calificat cu ajutorul căruia vei putea să creezi semnătura electronică. Acesta este regăsit și sub denumirea de token ce poate fi conectat la calculator.
- Un software de semnare ce trebuie instalat pe dispozitivul de pe care se face semnarea.
Sursa foto: https://www.up-achizitii.ro/semnatura-electronica-cu-valabilitate-3-ani-1825
Un lucru esențial de ținut minte este că un astfel de pachet poate avea o valabilitate maximă de 3 ani. Odată ce această perioadă a expirat, valabilitatea semnăturilor electronice din acel pachet trebuie reînnoită.
Astfel, dacă ai o firmă și vrei să îți eficientizei timpul și să economisești bani, ia în considerare semnătura electronică, cea care îți permite să semnezi un document de la distanță cu același nivel de încredere ca și când ai fi prezent fizic.