Ca sa ai succes in afaceri ai nevoie de un plan excelent, de oameni talentati care stiu cum sa lucreze in asa fel in cat toate sarcinile sa fie indeplinite la timp. Productivitatea va influenta dezvoltarea afacerii si modul in care ajungi sa atingi obiectivele stabilite la inceput. Pentru maximizarea productivitatii nu trebuie sa depui prea mare efort daca stii cum sa aplici cateva strategii si tactici simple.
Productivitatea in business se afla in stransa legatura cu modul in care angajatii inteleg sa se implice in indeplinirea sarcinilor trasate si cum se raporteaza la angajator. Studiile recente au demonstrat ca angajatii lucreaza mai bine daca stiu ca exista cineva care le urmareste activitatea si primesc si aprecieri pentru tot ce fac bine. E de datoria patronilor si managerilor sa gaseasca echilibrul in afacere pentru a le oferi motivatia angajatilor si increderea de care au nevoie pentru a contribui la productivitatea in business.
Nicio companie nu poate avea angajati care sunt productivi mereu, deci e nevoie de tactici si strategii pentru maximizarea eficientei la locul de munca. Ce poti face pentru a spori productivitatea in afaceri?
Mentine lucrurile cat mai simple. Chiar daca ai nevoie de o strategie foarte bine articulata pentru a putea avea o productivitate buna in afaceri, ea nu trebuie sa fie foarte complicata. Mai bine te gandesti la un plan usor de implementat, in etape, cu pasi simplu de urmat, care sa fie de ajutor angajatilor si sa ii ajute sa indeplineasca mai usor toate sarcinile trasate. Sarcinile din acest plan trebuie sa fie usor de bifat, cat mai clare, in asa fel incat toata lumea sa stie ce are de facut de fiecare data. Cu cat simplifici lucrurile, cu atat vei ajunge mai rapid la productivitatea de care ai nevoie ca sa atingi succesul dorit. Asigura-te insa ca si angajatii sunt pe aceeasi lungime de unda cu tine si stiu exact ce iti doresti de la ei si pot sa descifreze ce vrei sa faca dincolo de simplitatea planurilor prezentate.
Foloseste tehnologia in avantajul tau. Seteaza alerte, remindere pentru a nu rata niciun fel de sarcina de indeplinit sau deadline, integreaza aplicatiile smart cu aplicatii care permit colaborarea intre echipele tale de angajati. Atat la nivel individual, cat si la nivel de echipa se vor seta notificari si alerte pentru a sti mereu ce mai ai de facut, ce urmeaza sa se intample, fiecare angajat trebuie sa stie care sunt cele mai bune momente pentru a veni cu idei sau pentru a indeplini sarcina x. Asa nimeni nu uita ce are de facut, pana cand trebuie sa indeplineasca o sarcina, iar administratorii vor gestiona foarte usor intreaga activitate pentru o productivitate mult mai buna.
Analizeaza obiectivele in fiecare zi sau in mod regulat. Sa ai niste obiective bine conturate inca de la inceput e extrem de util pentru afacerea ta. Dar daca nu revii asupra lor si le analizezi, le regandesti si le adaptezi situatiei din prezent nu te vor mai ajuta la nimic. Dupa ce ai stabilit toate obiectivele clare e bine sa te asiguri ca toata lumea are cum sa verifice indeplinirea lor in fiecare zi. Daca nu ai cum sa te ocupi zilnic de asa ceva stabileste niste asteptari realiste si impune niste rapoarte saptamanale sau raspunsuri in 48 de ore in privinta indeplinirii unor obiective. Doar asa productivitatea va fi imbunatatita si vei fi mereu cu un pas inaintea competitiei revizuind la timp toate obiectivele initiale.
Minimizeaza impactul activitatilor consumatoare de timp. Productivitatea este si despre a sti pe ce anume sa te concentrezi si spre ce sa iti canalizezi energia zi de zi. Evita numarul de intalniri prea mare, nu le aloca prea mult timp, accepta doar intalnirile importante, care iti aduc si beneficii pentru afacere. Lasa conversatiile intre colegi pentru anumite momente din zi, de exemplu la masa, cand e de muncit se munceste si atat. Organizeaza totul foarte bine pentru ca lipsa de organizare inseamna zero productivitate, ai grija ca toata lumea sa stie ce are de facut in fiecare moment si sa indeplineasca toate sarcinile trasate. Scoate din discutie social media, la munca se va lucra si social media va fi doar daca exista timpi morti sau va fi pentru acasa. Evita si procrastinarea prin stabilirea de deadline-uri clare si de rapoarte care trebuie predate si care trebuie sa vorbeasca despre activitatile indeplinite intr-o anumita fereastra temporala.
Motiveaza echipa alaturi de care lucrezi. E foarte greu sa mentii membrii echipei motivati pe toata perioada lucrului. Trebuie sa iti dai seama ce e cel mai important pentru toti membrii echipeitale, sa gasesti echilibrul perfect intre motivatia intrinseca si extrinseca pentru o productivitate mult mai buna. Motivatia intrinseca de refera la dorita unei persoane de a vrea sa aiba succes doar pentru satisfactia personala, in vreme ce motivatia extrinseca presupune existenta unor recompense externe pentru obiective atinse sau comportament adecvat, de exemplu petrecere in companie, zile de vacanta.
Evita cu orice pret multitasking-ul. Multitasking-ul nu este real pentru foarte multi angajati. Scade productivitatea individuala cu pana la 40 de procente, ceea ce inseamna o scadere a productivitatii in echipa cu pana la 25%. Toti membrii echipei trebuie sa aiba sarcini distribuite in mod egal, invata cum sa distribui sarcinile in asa fel incat fiecare angajat sa poata face ce i se traseaza si sa respecte si niste deadline-uri. Fixeaza niste asteptari realiste, nu te astepta la eforturi foarte mari sustinute indiferent de cat de multe sarcini sunt de indeplinit intr-o zi. Productivitatea va fi o constanta doar daca intelegi de la inceput ca o persoana poate face extrem de bine un lucru, nu mai multe deodata, atentia noastra e limitata.
Concentreaza-te pe… concentrare. Daca ajungi la burnout vei avea si procrastinare, lipsa de motivare, raniri, productivitate zero. Vacantele vor imbunatati starea psihica a angajatilor, functia congnitiva si relatiile dintre angajati si manageri. Permite munca de la distanta ca sa eviti stresul cu deplasarea pana la munca cand e posibil. Dac angajatul are un mediu in care se simte bine si confortabil si productivitatea echipei, afacerii va creste.